Quelles sont les règles à suivre sur les affichages obligatoires au 1er janvier 2020 ? Quelles sont les obligations pour un chef d'entreprise de 20 salariés ou de 50 salariés prévues par la législation du travail ?
Ci-après les informations à retenir pour mieux comprendre cette contrainte à laquelle l'employeur ne peut se soustraire.
Qu'est ce que l'affichage obligatoire en entreprise ?
Quel est l'intérêt de faire un affichage obligatoire pour l'employeur ?
Cela permet à l'employeur de s'acquitter correctement de ses obligations d'information au niveau du Droit du travail et du droit social tout en se mettant en conformité avec les dispositions du code du travail (diffusion de manière officielle des informations relatives aux droits et règles applicables au personnel).
De plus, la mise en place de l'affichage obligatoire entreprise en 2020 permet à un dirigeant d'éviter de lourdes sanctions. En cas de récidive, l'employeur risque une peine d'emprisonnement de 1 an et doit s'acquitter d'une amende de 37 500 euros (suite à un second contrôle ou récidive).
Par conséquent pour des raisons de preuve et de respect des dispositions légales, l'affichage obligatoire entreprise 2020 est à privilégier (incluant la mise à jour) en cas de visite de l'inspection du travail.
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Quelles personnes sont concernées par l'affichage obligatoire en entreprise?
En premier lieu l'employeur, au moment de l'embauche du 1er salarié. En tant que premier responsable présent sur le lieu de travail, il est tenu de communiquer à l'ensemble de ses salariés des informations indépendamment de la taille de son établissement (nombre de salariés), par affichage obligatoire ou diffusion par tout moyen.
Focus sur les informations à mettre dans l'affichage obligatoire en entreprise
Affichage obligatoire pour toute entreprise (à partir d'un salarié)
Quelle que soit la structure et la taille de l'entreprise, ci-après la liste des affichages obligatoires à partir du premier salarié :
- informations sur les services de santé au travail (médecine du travail et médecin attitré)
- services de secours
- consignes de sécurité en cas d'incendie et accident de travail
- horaires collectifs de travail (et la durée du repos hebdomadaire en cas de travail le dimanche)
- période de prise de congé et ordre des départs en congé.
- coordonnées inspection du travail (agent inspecteur de travail compétent mandaté)
- modalités accès Duerp document unique d'évaluation des risques professionnels ou informations y donnant accès
- interdiction de fumer dans les locaux pour promouvoir la lutte contre le tabagisme et l'affichage obligatoire interdiction de vapoter.
- interdictions de fumer et de vapoter avec zones fumeurs
- affichage des communications syndicales.
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Diffusion par tout moyen pour toute entreprise (à partir d'un salarié)Sont concernés les articles de loi, à savoir :
- le texte sur l'égalité des rémunérations entre les salariés des deux sexes article R3221-2 du Code du travail
- le texte sur la lutte contre le harcèlement moral et sexuel au travail (sanctions pénales), les coordonnées du référent harcèlement sexuel et agissements sexistes
- ou encore de lutte contre la discrimination au travail (sanctions pénales) articles 225-1 à 225-4 du Code pénal.
La possibilité de diffuser par tout moyen s'applique encore en 2020 à l'avis sur l'intitulé des accords applicables et des conventions collectives dans une entreprise. Ce document obligatoire indique les modalités de consultation de ces textes au cours de la journée de travail (exemplaire tenu à la disposition des représentants du personnel), ainsi que tous les moyens pour facilement retrouver la convention qui s'applique dans leur entreprise (articles R2262-1 Code du travail).
Affichage obligatoire 2020 en fonction de la taille de l'entreprise
Au fur et à mesure que la taille de l'entreprise augmente notamment en terme d'effectif, des informations complémentaires sont demandées.
L'affichage (ou la diffusion) du règlement intérieur, exigé auparavant pour une entreprise de 11 salariés, se rapporte à une entreprise de 50 salariés au 1er janvier 2020. Pour ce même effectif de 50 salariés, l'employeur doit afficher, ou diffuser par tout moyen, l'accord de participation.
Lorsque le comité social et économique CSE est mis en place, l'employeur doit afficher la liste des membres qui le compose et cet affichage remplace alors la liste du CHSCT en 2020. (Découvrir l'affichage conforme CSE).
Affichage obligatoire en entreprise : sous quelle forme?
L'employeur a le choix entre plusieurs options quant à la forme d'affichage obligatoire :
- Kit tout en 1 conforme 2020
- pack et classeurs
- format papier : des formulaires sont disponibles sur des sites spécialisés. L'employeur doit veiller à remplir tous les champs libres.
- panneaux en PVC : cet outil offre l'avantage de faciliter la mise à jour des informations en cas de changement du fait qu'il est effaçable.
La protection des données personnelles et sensibles face au risque de Piratage informatique est aujourd'hui un point crucial dans une entreprise. Face à ces enjeux du système de traitement automatisé informatisé, le chef d'entreprise est vivement recommandé d'opter pour un affichage de rappel sur la prévention du piratage informatique. Les services de police compétents peuvent être approchés sur le fondement des dispositions des articles 323-1 et suivants du code pénal (Office central de lutte contre la criminalité liée aux technologies de l'information et de la communication).
Depuis janvier 2017 (révision du code du travail), l'employeur est libre de choisir le moyen moyen de communication à son personnel sur ces obligations.
