Tout savoir à propos du Registre unique du Personnel

Le registre unique du personnel est un document qui doit être présent dans toutes les entreprises qui emploient des travailleurs. Il permet de s’informer sur les salariés qui ont été embauchés ou qui ont quitté l’entreprise mais aussi de s’assurer de la transparence des emplois.  

L’établissement du registre unique du personnel constitue une obligation pour l’employeur et est d’ailleurs prévue dans l’article L1221-13 du Code du travail.

Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel est un fichier ou un document servant à l’identification des salariés et des emplois dans l’entreprise. Il peut s’agir d’un document papier ou numérique.

Quand remplir le registre unique du personnel ?

Le registre unique doit être établit dès l’embauche du premier salarié ou l’engagement du premier stagiaire dans l’entreprise.

Qui doit figurer sur le registre du personnel ?

L’ensemble des salariés qui travaillent pour l’entreprise doit figurer dans ce registre obligatoire et notamment :

• Les salariés embauchés en CDD ou CDI,
• Les travailleurs étrangers,
• Les personnes volontaires en service civique,
• les salariés temporaires,
• les travailleurs à domicile,
• les salariés à temps partiel,
• Les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation,
• les travailleurs mis à disposition,
• Les stagiaires.

Comment remplir le registre unique du personnel ?

L’inscription des salariés dans le registre doit respecter l’ordre d’embauche dans l’entreprise et au moment même de l’embauche. Le Code du travail stipule également que l’écriture doit être indélébile.

Par ailleurs, lorsqu’une même personne est embauchée successivement avec des contrats différents, il faudra mentionner la date de début et de sortie de chaque contrat ou vacation sur une nouvelle ligne du registre.

Quelles sont les informations obligatoires à prévoir dans le registre unique du personnel ?

Les éléments concernant les salariés devant être précisés dans le registre unique sont les suivants :

• L’identité du salarié (nom et prénoms, sexe, date de naissance, nationalité),
• La nature du poste occupé dans l’entreprise (emploi et qualification),
• Les dates d’entrées et de sortie de l’entreprise,
• L’autorisation ou la date de demande d’autorisation d’embauche ou de licenciement lorsque celle-ci est requise,
• Le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation d’embauche pour les travailleurs étrangers concernés.
• Les mentions concernant le type de contrat de travail : CDD, contrat temporaire (avec mention du nom et de l’entreprise de travail temporaire), contrat de mise à disposition d’un groupement d’employeurs (avec nom et adresse de ce groupement), contrat à temps partiel, contrat d’apprentissage, ou contrat de professionnalisation.
• Pour les stagiaires (à inscrire sur une partie spécifique du registre): l’identité, la date de début et fin de stage, l’identité du tuteur et le lieu du stage.

Quelle est la durée de conservation du registre ?

L’employeur doit conserver les informations sur les stagiaires et les salariés pendant 5 ans à compter de leur départ de l’entreprise.

Quelles sont les sanctions en cas de manquements à l’obligation ?

L’employeur qui ne tient pas ce registre, qui oublie des informations obligatoires ou qui ne le met pas à jour conformément à ce qui est prévu par la loi s’expose au paiement d’une amende de 750 euros multipliée autant de fois qu’il y a de salarié dans son établissement.