Le registre unique du personnel (RUP) s'inscrit parmi les registres obligatoires imposés par le Code du travail. Pour être conforme par rapport au droit du travail donc, le chef d'entreprise est tenu de l'établir, quel que soit l'effectif de ses salariés et le secteur d'activité dans lequel il opère. La loi en prévoit les mentions obligatoires, le format ainsi que le délai de conservation des informations qui doivent y être consignées.
Retrouvez dans le présent article les informations qui vous seront nécessaires pour comprendre correctement le registre unique du personnel.
Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?
Le RUP est un document dans lequel doit être transcrit le nombre et l'identité des salariés selon leur ordre d'embauche. Il doit être défini au niveau de l'établissement c'est-à-dire que si l'entreprise en possède plusieurs, chacun de ses établissements doit posséder un registre unique du personnel. La tenue du registre est prévue dans le cadre des articles L1221-13 à L1221-15-1 du Code du travail.
Quelle forme doit prendre le RUP ?
Le registre unique du personnel a toujours été établi sous un format papier. Le chef d'entreprise peut choisir d'utiliser un simple cahier ou acheter un modèle de registre auprès des boutiques spécialisées. Cette seconde option s'avère être la plus efficace, car il suffit de remplir des cases selon les informations.
En outre, le Code du travail permet à l'employeur à recourir à d'autres supports et notamment ceux numériques. L'utilisation du support informatique doit cependant respecter quelques règles à savoir que le support doit pouvoir contenir clairement toutes les mentions obligatoires, il doit être facile à manipuler, et ne courir aucun risque d'altération des données. Avant de mettre en œuvre ce support, il faut également que le chef d'entreprise sollicite l'avis des délégués du personnel ou de l'instance qui en tient lieu, puis qu'il envoie cet avis auprès de l'inspection du travail. Il doit également envoyer une déclaration préalable auprès de la CNIL (Commission nationale informatique et libertés), mais celle-ci est facultative si l'entreprise peut garantir que seules personnes en charge de l'administration du personnel ont accès au registre, que les salariés ont été informés de l'existence de ce support des conditions dans lesquelles ils peuvent accéder à leurs données personnelles, que ces données sont parfaitement sécurisées et enfin que leur utilisation ne sera pas détournée.
Quelles sont les mentions obligatoires au RUP ?
le document doit consigner:
- Les données permettant d'identifier le salarié (nom, prénoms, sexe, nationalité...)
- Les données relatives à la carrière des salariés (date d'embauche et de sortie de l'entreprise, diplômes, poste...)
- Les différents types de contrats sous lesquels les salariés ont été respectivement embauchés
- Les données afférentes aux travailleurs étrangers c'est-à-dire le numéro d'ordre et le titre valant autorisation de travail. Ces informations sont plus précisément des mentions complémentaires aux registres lorsque l'entreprise embauche des travailleurs étrangers.
- Les données afférentes aux stagiaires (identité, dates de début et de fin du stage, identité du tuteur, emplacement de travail...). Il est important de noter que les informations relatives aux stagiaires doivent être consignées dans une section spécifique.
Dans le cas où un ou des salariés sont embauchés sous des contrats successifs, il faudra les indiquer à chaque embauche et à chaque fin de contrat sur une nouvelle ligne du registre.
Les informations contenues dans le registre unique du personnel doivent être transcrits par ordre chronologique c'est-à-dire à chaque embauche, et de façon à ce qu'elles ne soient pas effaçables.
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Quelles informations doivent être annexées au RUP ?
Les annexes du registre unique du personnel sont :
- La copie du titre valant autorisation de travail des travailleurs étrangers employés dans l'entreprise
- La déclaration de détachement des salariés envoyés à l'étranger
Quelle est la durée de conservation des données contenues dans le RUP ?
Les données consignées dans le registre unique du personnel doivent être conservées durant 5 ans à compter du moment où le salarié ou le stagiaire quitte l'entreprise.
Quand le RUP doit-il être mis à jour ?
Le registre unique du personnel doit être mis à jour à la date de l'embauche du salarié et également au moment du départ d'un salarié qu'il s'agisse d'une démission, d'un licenciement, d'un départ à la retraite, etc.
Mise à disposition du RUP
Le registre unique du personnel doit être mis à la disposition des agents de l'inspection du travail lors de leur contrôle et à tout moment où ils désirent le consulter.
Quelles sont les sanctions encourues par l'employeur qui ne tient pas de RUP ?
Le fait pour l'employeur de ne pas tenir le registre unique du personnel est une infraction qui est punie par la loi. Il en est de même pour l'omission de certaines mentions obligatoires ou du fait de ne pas l'actualiser en cas d'entrée ou de départ d'un salarié. L'employeur peut dans ces cas encourir une amende pouvant atteindre jusqu'à 3750 euros à multiplier par le nombre des salariés concernés par l'infraction.
